Als koeltechnische groothandel kan HEYTEC zijn klanten een unieke landelijke spreiding, en op die manier een lokale en persoonlijke service aanbieden. Vanuit het centraal magazijn in Lier vertrekken dagelijks gemiddeld een 50-tal pallets en een 30-tal colli’s naar klanten verspreid over het ganse land. Bijna uitsluitend met eigen transport. “Dit zorgt voor een extra kostenplaatje, maar op service naar de klant doen we geen toegevingen”, aldus Didier Boonen, COO van HEYTEC.
In het hoofdkwartier in Lier bevinden zich – naast de afdelingen sales, inkoop, finance, ICT en personeelszaken – ook het centraal magazijn en een Service Center. Heytec – dat een 75-tal medewerkers telt – beschikt verder nog over 6 Service Centers: 4 in Vlaanderen (Kuurne, Nazareth-Eke, Groot-Bijgaarden en Houthalen), 2 in Wallonië (Waver en Herstal) en 1 verkoopskantoor in Luxemburg.
Eigen transport is een prioriteit
Na de fusie-operatie – HEYTEC ontstond uit de firma’s Fl. Heynen & C° en Refritec en nadien nog Verniest – werd er bewust voor geopteerd om met eigen transport te werken. “Dit zorgde inderdaad voor een extra kostenplaatje, maar op service naar de klant doen we geen toegevingen. Veel van onze producten zijn eerder fragiel, of moeilijk te verpakken, wat het moeilijk maakt om ze met een externe transporteur mee te geven. De kans op beschadiging van de producten en/of de verpakking is aanzienlijk. Met onze eigen ervaren mensen stelt dat probleem zich niet. Het draagt bovendien bij tot onze service”, aldus Boonen. “Er werd dan ook navenant geïnvesteerd, wat door de jaren heen resulteerde in de aanschaf van – inmiddels – drie vrachtwagens, een bestelwagen en een 5-tal chauffeurs op de payroll. “Drie van hen zijn permanent op de baan, één staat in voor de dispatching, zorgt voor de planning van de ritten en springt occasioneel in voor zijn collega’s, de tweede is een all-round magazijnier. De planner stelt dagelijks de planning per vrachtwagen op wat ons in staat stelt om over het volledige land te leveren. In tegenstelling tot de meeste andere marktspelers die hun voorraden ‘fysisch’ niet zelf beheren, is dit voor HEYTEC een prioriteit.”
Klanten ontzorgen
De orders van alle HEYTEC Service Centers vertrekken vanuit Lier naar (de werf van) de klant. Ook de bestellingen vanuit Luxemburg. “Al onze Service Centers zijn er in eerste instantie voor klanten die hun bestelling op een door hen zelf gekozen tijdstip willen komen afhalen. Ons Service Center in Houthalen is hiervan een mooi voorbeeld, in die zin dat het door de jaren als het ware is uitgegroeid tot een stockageruimte voor diverse klanten. We streven naar een goed contact met al onze klanten, en willen hen daarbij maximaal ontzorgen. Onze chauffeurs zijn vaak ons eerste klankbord. Zij kunnen een eventuele opmerking direct rapporteren zodat we hier snel gevolg kunnen aan geven”, zegt Boonen. Daarnaast bieden pick-up boxen aan 5 HEYTEC Service Centers een aanvullende kosteloze service. “De installateur kan er – door het ingeven van een eenmalige code – zijn bestelling afhalen in één van de zes (grote of kleine) compartimenten. Of het nu gaat om een compressor voor een vriescel, een verdamper, een expansieventiel… Er is ook de 24uur service in ons Service Center netwerk. Klanten van over het ganse land kunnen hun dringende bestelling – tegen een vergoeding – komen ophalen in elk Service Center waar de gevraagde component op voorraad is. Op die manier bieden we onze klanten een zeer brede waaier aan keuzemogelijkheden.”
Functioneel centraal magazijn
Het logistieke team van HEYTEC telt 16 medewerkers: 11 vaste magazijniers, 3 chauffeurs en 2 “all rounders”. Het intern rollend materieel waarover zij beschikken, bestaat uit drie reachtrucks en één vorkheftruck. Het ruime en modern uitgeruste centraal magazijn beschikt over 2 x 2 laadpoorten en telt om en bij de 5.900 verschillende voorraad producten. Dit in alle mogelijke formaten (lang, kort, groot, klein etc.), van koperen koellengtes, onderdelen van compressoren en koelgroepen tot cilinders voor diverse gassen, vijsjes,… “Het rekkensysteem is volledig modulair opgevat; zo kunnen bv. isolatiedozen en koperen buizen over meerdere reklengtes worden gestockeerd. De grote verscheidenheid aan formaten van onze producten maakt de automatisering van ons magazijn – op een wikkelfolierobot na – quasi onmogelijk. We hanteren een scansysteem voor bv. airco’s, cilinders etc. waaraan serienummers worden toegekend. Er komt dus nog heel wat manueel werk bij kijken. Bedoeling is om volgend jaar een nieuw ERP-systeem te implementeren dat op termijn ook onze logistieke component nog kan verbeteren en beheren”, aldus Boonen.
4.700 palletplaatsen
Net als het gebouw zelf bestaat het functioneel ingerichte magazijn – met zijn verschillende verdiepingen -– uit zo’n 7.000 m². “In dit centraal magazijn beschikken we over 4.700 palletplaatsen en 6.200 legbordstellingen (locaties) voor klein, niet-gepalletiseerd materiaal. Deze laatste stellingen bevinden zich centraal in het magazijn om de looptijd te reduceren. Met onze reachtrucks kunnen we tot op 11,50 meter – onze hoogste legger – pallets plaatsen of picken. Onze service centers houden een service stock bij. Evident omdat ze in principe elke dag vanuit ons centraal magazijn beleverd kunnen worden. Indien een bepaalde vestiging de volgende dag uitzonderlijk niet op de planning van de eigen vrachtwagens staat, versturen we de dag zelf vanuit Lier een colli met een externe transporteur naar de klant”, zegt Boonen. “Dagelijks kunnen we diverse rapporten uit het systeem genereren: Hoeveel picklijsten zijn er gemaakt? Hoeveel pallets in en hoeveel out? Hoeveel medewerkers zijn er aanwezig etc. Dit laat ons toe om de vinger aan de pols te houden en eventueel bepaalde zaken bij te sturen.”
Scherpe levertijd
HEYTEC garandeert de installateur een scherpe levertijd vanaf de goedkeuring van de offerte. “Van alle bestellingen die voor 16 uur ons centraal magazijn bereiken – lees waarvan de pick-bon voor dat tijdstip wordt afgedrukt – wordt 95 procent de volgende dag geleverd. Een 75% van de transporten – in hoofdzaak pallets – gebeurt met eigen vrachtwagens, 25 procent via een externe transporteur. Dagelijks gaan hier gemiddeld een 50-tal pallets en een 30-tal colli’s de deur uit. Een volgeladen vrachtwagen is goed voor 15 à 20 pallets naargelang het soort pallet”, aldus Boonen die besluit: “Voor de nabije toekomst wordt de eventuele aanschaf van een lichtere vrachtwagen overwogen. Vooral met het oog op leveringen in stadscentra of dorpskernen, waar vaak allerlei verkeersbeperkingen worden opgelegd en het steeds moeilijker wordt om een werf te beleveren.”